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就活ブッダのブログ~涅槃を目指して~

就活の本質がわからぬまま迷走して無い内定...そんな就活からの解脱を目指して

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就活でメールを送る際のチェック項目9点まとめ!メールのマナーはこれで十分。

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就活生よ、悪目立ちするな!メールの送り方,履歴書の書き方,髪型,身だしなみは基本さえ押さえればよい。(メール編)

皆さん、こんにちは。

 

先日イギリスのEU離脱という衝撃的なニュースが世界を震撼させたが、皆さんはどのように受け止めただろうか。

 

一部ではリーマンショック級の経済危機が訪れ、2018年卒の就活が悲惨なことになるのではという声が早くもあるようだ。

 

経済危機に陥るかはわからないが、危機感を覚えて早めにしっかり就活対策を始めようと思ったあなた。

その考えは正しい。

あなたは不況になったとしても就活は何とかなるだろう。

 

ろくにニュースも見ずにいつも通りボケッと生きているあなた。

一刻も早く考えを改めよ。

私の経験則的に、就活で失敗している人の多くは危機管理能力が低い。

自分と周囲を客観的に観察できないのは致命的である。

 

さて、本題に入ろう。

今回のテーマはメールの送り方、履歴書の書き方、写真の撮り方、髪型、身だしなみなど就活で学生の誰もが気になるマナーについてだ。

 

結論を先に述べると、悪目立ちすると合否に影響が出る可能性が大いにある。一方で、素晴らしいマナーだからといって加点されることもない。これらは出来ていて当たり前のことであり、あくまで合否を分けるのは優秀さ、会社との相性など他の要素である。

したがって、マナーは大事だが、マナーについてあれこれ調べることに無駄に時間をかけるべきではない。効率的に基本を押さえ、自己分析や企業研究などに時間を使うべきだ。

 

今回は元就活生として、自分が調べたこと、実際に感じたことから最低限守るべき基本を述べる。また、情報がコンパクトに集約されているページをいくつか紹介する。

 

 

今回のテーマはメールについて

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社会人は日々膨大な量のメールをやり取りしている。

そんな彼らにとって、マナーが守れていない、読みにくい、返信に手間がかかるメールは非常に悪い印象を与えるということを自覚せよ。悪目立ちするようなおかしな点がないか、相手の手間を極力減らせるように工夫できているかという点が重要だ。

 

具体的なチェック項目は以下の通り

 

①アドレスは大学から与えられるものを使う

②件名は「要件(〇〇大学 名前)」とする

③本文を書く前に宛先を書く

④本文の初めに「〇〇大学の××です」と名乗る

⑤区切りのいいところで改行する

⑥約束の日時や場所は改行して目立つように書く

⑦やり取りを減らせるように工夫する

⑧署名を作る

⑨返信の際、以前のやりとりは残すようにする

 

最低限上記の項目を守れば、壊滅的な失敗はない。

一つずつ見ていこう。

 

①アドレスは大学から与えられるものを使う

就活用のメールアドレスについては議論が色々あるが、大学からアドレスを与えられている人は、それを使うべき。多くの人がそうしているから悪目立ちはしないし、アドレスを見るだけで名前とドメインから、怪しい所から送られてきたものではないとわかる。大学のメールがない人、どうしても他のメールを使いたいはG-mailが無難だ。

 

@の前の部分は名前にするのが無難だ。

間違えても、「I.Love.Fukuyama.Masaharu@gmail.com

といったアドレスを使わないように(笑)

 

②件名は「要件(〇〇大学 名前)」とする

上述の通り、社会人は日々膨大な量のメールを目にしている。

大量のメールの中に埋もれず、「何だこれ!?」と悪目立ちしない件名の書き方がこれだ。

 

例えば、

「インターンシップ面接の日程調整(〇〇大学 名前)」

「OB訪問のお願い(〇〇大学 自分の名前)」

のような書き方にせよ。これなら誰が何の用事で送ってきたメールかすぐにわかる。

 

また、メールに返信する際は件名を変えないこと。

「RE: OB訪問のお願い(〇〇大学 名前)」

のようにしないと、何のやり取りかわからなくなってしまうからだ。

 

③本文を書く前に宛先を書く

メール本文を書き始める前に冒頭で

 

〇〇株式会社××部

△△様

 

のように誰宛のメールなのかを示す

これはすでにやり取りがあるメールで同じ人に送る場合でも必ず毎回つけること。

 

会社名は〇〇(株)のように省略しない。宛先が個人ではない、あるいは誰か明確にわからない場合は

 

〇〇株式会社××部

△△担当 御中

 または

〇〇株式会社××部

△△ご担当者様

 

とすればよい。

 

④本文の初めに「〇〇大学の××です」と名乗る

件名で名前は書いているが、改めて言葉でしっかり名乗る方が丁寧である。

社会人はいちいち学生のことなんか覚えていられないので、毎回名乗っておこう

 

⑤区切りのいいところで改行する

これをしないと読みにくいメールになる。忙しい中、読みにくいメールは非常に不快なので悪印象になる。「が」「を」など適当な助詞か「、」のところで改行し、枠の右端まで書くことのないようにしよう。また、話の区切りのいいところで一行空けよ

 

⑥約束の日時や場所は改行して目立つように書く

例えば面接の日時を約束するやり取りをしているとしよう。以下のどちらが読みやすいだろうか。

 

私の希望する面接の日時としましては、〇〇会場で

6月25日(土)の11:00~、27日(月)の13:00~、28日(火)の10:00~です。

 

私の面接希望日時は以下の通りです。

 

場所:〇〇会場

日時:6月25日(土)の11:00~

   6月27日(月)の13:00~

   6月28日(火)の10:00~

 

読みにくいメールで勘違いされるのを防ぐためにも、日時・場所を書くときはこのようにしよう。

 

⑦やり取りを減らせるように工夫する

主に日時の相談をメールでする場合の話だ。友達や恋人と遊びに行く日を決めるような

ダラダラとしたやりとりは厳禁だ。

 

学生「いつが都合いいですか?」

社会人「○日はどうですか?」

学生「その日はちょっと…」

社会人「では、×日の△時ならどうでしょう?」

学生「□時にしてもらえますか?」

 

こんな手間をかけさせてはいけない。

 

「私の都合をいきなり申し上げて恐縮ですが

 以下の日時で××様のご都合のつく日は

 ありますでしょうか。

 

 ・○日×時

 ・△日□時

 ・×日○時」

 

といった風にすれば、何往復もやり取りをしなくて済む。

 

⑧署名を作る

署名とはメールの末尾につける自分のプロフィールのようなものだ。例えば

 

----------------

〇〇大学××学部△△学科N年

自分の名前

E-mail: アドレス

Tel 携帯番号

----------------

 

といった形でメールの最後に毎回必ずつける

メーラーの設定ページで作り、毎回自動で挿入するようにできる。

 

⑨返信の際、以前のやりとりは残すようにする

返信ボタンを押すと以前のやり取りが

 

>以前のやり取りの内容が

>そのままここに残る。

 

といった形で下の方に自動で残る。これは一般に消さない方がよい。なんせ社会人は膨大な量のメールを見ているのだ。いちいち学生が以前に何を言っていたかなんて覚えていない。以前のやり取りが残っていればすぐに振り返って見ることが出来る。

 

最後にまとめ

以上が代表的な注意点だ。

もう一度書いておくと、

 

①アドレスは大学から与えられるものを使う

②件名は「要件(〇〇大学 名前)」とする

③本文を書く前に宛先を書く

④本文の初めに「〇〇大学の××です」と名乗る

⑤区切りのいいところで改行する

⑥約束の日時や場所は改行して目立つように書く

⑦やり取りを減らせるように工夫する

⑧署名を作る

⑨返信の際、以前のやりとりは残すようにする

 

具体的なメールの例は以下のページに詳しく載っている。

シチュエーション別の例文が豊富なので、参考にしてほしい。

www.shukatsu-mikata.com

 

 

不快なメールを送ってしまっては悪い印象を与える。忙しい社会人の立場になって、マナーを守った読みやすいメールを書くように心がけよ。ただし、いいメールを書いたからといって内定がもらえる訳ではない。だから、このページを見て、さっさと基本を身に付けよ。メールに悩む無駄な時間をなくし、有意義なことに時間を使え。

 

それではここで失礼する。

 

追記

メールの返信までの時間について書き忘れていた。

返信はできるだけ早くしましょう。

企業の人とやり取りしている間は、

転送設定するなり、頻繁にチェックするなりして

返事が来たらすぐに返信できるようにしよう。